Mantén el orden de tus datos
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Mantén el orden de tus datos
Seguramente en tu día a día trabajas con muchos documentos o archivos, documentos personales, de tu área o equipos de trabajo, incluso con documentos confidenciales; sin dejar de mencionar la cantidad de información que habitualmente mantenemos en nuestras cuentas de correo electrónico.
Aunque seamos muy cuidadosos, alguna vez nos hemos equivocado de destinatario y hemos compartido el documento incorrecto con la persona que no deberíamos.
A continuación, les compartimos unos consejos para mantener el orden en los datos y evitar la fuga accidental de información.
- Evitar reutilizar la contraseña de tu cuenta institucional: No es recomendable utilizar la misma contraseña de tu cuenta de ITESO en otros sitios o en otras cuentas de correo que utilices, recuerda que es tu identidad y te da acceso a los recursos de la universidad; debes cuidarla. Si es tu caso, cambia tu contraseña. Si no sabes cómo hacerlo contacta al Escritorio de Servicios Informáticos esi@iteso.mx.
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No te lleves documentos de trabajo a casa en dispositivos de almacenamiento externo o servicios en línea distintos a los Repositorios Institucionales: Recuerda que la información que almacenamos en los servicios institucionales cuenta con medidas para proteger la información y compartirla de manera segura. Los repositorios institucionales disponibles son:
- OneDrive: Puede ser de utilidad para que puedas respaldar tu información personal en la nube. Puedes recuperar tus archivos en caso de borrado accidental, contar con versiones de documentos y hacer uso de la sincronización desde tus equipos.
- Colaboración: Puedes organizar la información de tu área de trabajo y compartirla con tus compañeros, adicionalmente disfruta de las versiones automáticas de tus documentos y la posibilidad de restaurarlos en caso de borrado accidental, así como el acceso desde fuera de la universidad.
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Revisar periódicamente los permisos que otorgas a tus archivos. Aunque es muy práctico compartir archivos, no debemos olvidar revisar los permisos que concedemos a los documentos de los que somos responsables. Por ejemplo:
- Al concluir o cancelar un proyecto para quienes ya no lo requieran.
- Cuando un colaborador cambia de área o deja la universidad.
- Al revisar los niveles de acceso. En muchos casos con permisos para visualizar los documentos es suficiente, así evitas modificaciones no intencionadas.
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No compartas información sino es necesario.
- Evita compartir tu cuenta o el acceso a recursos a los que tienes acceso con otros compañeros, siempre será mejor solicitar los permisos apropiados para cada cuenta e informar cuando ya no son necesarios.
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Pon orden en tu correo.
- Utiliza las etiquetas o categorías de tu correo electrónico y asígnalas a los correos. De esta manera al menos recordarás revisar qué información estás reenviando.
- Escribe primero todo el contenido y hasta el final agrega los destinatarios, recuerda puedes tener a múltiples contactos con el mismo nombre, revisa antes de enviar el correo.
¡Recuerda, en la seguridad participamos todos!